Persentase Perangkat Daerah yang menerapkan arsip digital adalah
perbandingan antara jumlah Perangkat Daerah yang telah melaksanakan
pengelolaan arsip secara elektronik terhadap total jumlah Perangkat
Daerah Kota Singkawang, dinyatakan dalam satuan persen.
Kearsipan adalah hal-hal yang berkenaan dengan arsip.
Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk
dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan
komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara,
pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi
politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam
pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.
Arsip elektronik adalah arsip yang diciptakan (dibuat atau diterima dan
disimpan) dalam format elektronik.
Penyelenggaraan kearsipan adalah keseluruhan kegiatan meliputi
kebijakan, pembinaan kearsipan, dan pengelolaan arsip dalam suatu
sistem kearsipan nasional yang didukung oleh sumber daya manusia,
prasarana dan sarana, serta sumber daya lainnya.
Pengelolaan arsip terdiri atas:
a. Pengelolaan arsip dinamis, yaitu proses pengendalian arsip dinamis
secara efisien, efektif, dan sistematis meliputi penciptaan,
penggunaan, dan pemeliharaan, serta penyusutan arsip.
Pemeliharaan Arsip Dinamis adalah kegiatan menjaga keutuhan,
keamanan, dan keselamatan Arsip baik fisik maupun informasinya
yang meliputi kegiatan pemberkasan dan penyimpanan Arsip Aktif,
penataan dan penyimpanan Arsip Inaktif, dan Alih Media Arsip.
Alih Media adalah kegiatan pengalihan media Arsip dari satu media
ke media lainnya dalam rangka memudahkan akses Arsip.
Digitalisasi adalah kegiatan alih media arsip dari media kertas ke
media elektronik, dapat dilakukan dengan cara pemindaian dengan
alat pemindai (scanner) dan/atau dengan prasarana dan sarana yang
sesuai dengan kemajuan teknologi informasi dan komunikasi.
Pengelolaan arsip dinamis dilakukan terhadap arsip vital, arsip aktif,
dan arsip inaktif.
Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam
kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu.
Arsip aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi
dan/atau terus menerus.
Arsip inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya telah
menurun.
Arsip vital adalah arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan
dasar bagi kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat
diperbarui, dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang.
Pengelolaan arsip dinamis menjadi tanggung jawab pencipta arsip.
Pencipta arsip adalah pihak yang mempunyai kemandirian dan
otoritas dalam pelaksanaan fungsi, tugas, dan tanggung jawab di
bidang pengelolaan arsip dinamis.
300
b. Pengelolaan arsip statis, yaitu proses pengendalian arsip statis secara
efisien, efektif, dan sistematis meliputi akuisisi, pengolahan,
preservasi, pemanfaatan, pendayagunaan, dan pelayanan publik
dalam suatu sistem kearsipan nasional.
Arsip statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena
memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan
berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara
langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik
Indonesia dan/atau lembaga kearsipan.
Akuisisi arsip statis adalah proses penambahan khasanah arsip statis
pada lembaga kearsipan yang dilaksanakan melalui kegiatan
penyerahan arsip statis dan hak pengelolaannya dari pencipta arsip
kepada lembaga kearsipan.
Pengelolaan arsip statis menjadi tanggung jawab lembaga kearsipan.
Lembaga kearsipan adalah lembaga yang memiliki fungsi, tugas, dan
tanggung jawab di bidang pengelolaan arsip statis dan pembinaan
kearsipan.
Pelaksanaan pengelolaan arsip (dinamis dan statis) dilakukan oleh
arsiparis.
Arsiparis adalah seseorang yang memiliki kompetensi di bidang
kearsipan yang diperoleh melalui pendidikan formal dan/atau
pendidikan dan pelatihan kearsipan serta mempunyai fungsi, tugas, dan
tanggung jawab melaksanakan kegiatan kearsipan.
